Aufbewahrungsfristen / Dokumente, Belege, Unterlagen

Im Jahr können folgende Unterlagen vernichtet werden:
Das Ergebnis ist nach einer Auswahl, in der unteren Tabelle ersichtlich

 

Dokument,Unterlage,Beleggesetzliche
Aufbewarungsfrist
Unterlagen der Jahrgänge
können vernichtet werden
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102002
Abschreibungsunterlagen102002
Abtretungserklärungen nach Erledigung62006
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung102002
Akkreditive102002
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege)102002
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben62006
Anlagenvermögensbücher und -karteien102002
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung102002
Ausfuhrunterlagen62006
Ausgangsrechnungen102002
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege102002
Bankbelege102002
Bankbürgschaften62006
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)102002
Bestell- und Auftragsunterlagen62006
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunterlagen102002
Betriebskostenrechnungen102002
Betriebsprüfungsberichte62006
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102002
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege)102002
Bilanzen (Jahresabschlüsse)102002
Bilanzunterlagen102002
Buchungsanweisungen102002
Buchungsbelege102002
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62006
Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage, nach Ablauf des Vertrages)62006
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)102002
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)102002
Doppel von Rechnungen102002
Einfuhrunterlagen62006
Eingangsrechnungen102002
Einnahmen-Überschuss-Rechnung102002
Eröffnungsbilanzen102002
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege)102002
Exportunterlagen62006
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)102002
Finanzberichte62006
Frachtbriefe62006
Gehaltslisten102002
Geschäftsberichte102002
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)62006
Geschenknachweise62006
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)102002
Grundbuchauszüge102002
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)102002
Gutschriften102002
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)62006
Handelsbücher102002
Handelsregisterauszüge62006
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)102002
Inventar102002
Investitionszulage (Unterlagen)62006
Jahresabschlüsse und Erläuterungen102002
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent102002
Kassenberichte102002
Kassenbücher und –blätter102002
Kassenzettel62006
Kontenpläne und Kontenplanänderungen102002
Kontenregister102002
Kontoauszüge102002
Konzernabschlüsse102002
Konzernlageberichte (mit zum Verständnis erforderl. Arbeitsanweisungen u. sonst. Orga-unterlagen)102002
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege, nach Ablauf des Kreditvertrages)102002
Lageberichte102002
Lagerbuchführungen102002
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)102002
Lohnbelege (soweit Buchungsbelege)102002
Lohnlisten102002
Magnetbänder mit Buchfunktion102002
Mahnungen und Mahnbescheide62006
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62006
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)102002
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung102002
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)62006
Preislisten62006
Protokolle (allgemeiner Art)62006
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)102002
Quittungen102002
Rechnungen102002
Reisekostenabrechnungen102002
Sachkonten102002
Saldenbilanzen102002
Schadensunterlagen62006
Schriftwechsel (allgemein)62006
Spendenbescheinigungen102002
Steuerunterlagen und Steuererklärungen102002
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)102002
Überstundenlisten62006
Überweisungsbelege102002
Umsatzsteuervoranmeldungen102002
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)102002
Verkaufsbücher102002
Vermögensverzeichnis102002
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen, soweit nicht Buchungsbelege)62006
Versand- und Frachtunterlagen62006
Versicherungspolicen62006
Verträge (soweit nicht Buchungsgrundlage)62006
Warenbestandsaufnahmen (Inventuren)102002
Wareneingangs- und -ausgangsbücher102002
Wechsel (soweit Buchungsbelege)102002
Zollbelege102002
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)102002

Drittes Buch: Handelsbücher
Erster Abschnitt: Vorschriften für alle Kaufleute
Dritter Unterabschnitt: Aufbewahrung und Vorlage

§ 257 Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen

(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

(2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

(3) 1Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten
1. mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
2Sind Unterlagen aufgrund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

(4) Die in Absatz 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

(5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

§ 239 Führung der Handelsbücher

(1) 1Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. 2Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

(3) 1Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 2Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(4) 1Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. 2 Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. 3Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.

§ 103 Ordnungswidrigkeiten

(1) Ordnungswidrig handelt, wer als Handelsmakler 1. vorsätzlich oder fahrlässig ein Tagebuch über die abgeschlossenen Geschäfte zu führen unterlässt oder das Tagebuch in einer Weise führt, die dem § 100 Abs. 1 widerspricht oder
2. ein solches Tagebuch vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vernichtet.

(2) Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu fünftausend Euro geahndet werden.

§ 283b Verletzung der Buchführungspflicht

(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer
1. Handelsbücher, zu deren Führung er gesetzlich verpflichtet ist, zu führen unterlässt oder so führt oder verändert, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird,
2. Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beiseite schafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert,
3. entgegen dem Handelsrecht
a. Bilanzen so aufstellt, dass die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert wird, oder
b. es unterlässt, die Bilanz seines Vermögens oder das Inventar in der vorgeschriebenen Zeit aufzustellen.

(2) Wer in den Fällen des Absatzes 1 Nr. 1 oder 3 fahrlässig handelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft.

(3) § 283 Abs. 6 gilt entsprechend.

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